Davul ve Tokmak

Davul ile tokmağın harika bir birlikteliği ve hikayesi vardır, her ikisi de bir diğeri olmadan bir işe yaramaz bir olduklarında ”bizi” tamamlar ve bütün olurlar, ben olmakla biz olmak arasındaki farkı en iyi anlatan objelerden birisi bana göre davul ve tokmaktır, ritmi tutturmak istiyorsanız davul kimin omuzunda ise tokmak ta onun elinde olmak zorundadır, aksi durumda asla ritim tutmaz.

Bu yüzden yıllardır dilim döndüğünce verdiğim eğitimlerde, şirket ziyaretlerinde, iş görüşmelerinde hep bu ikiliden bahsetmişimdir eğer davul bende tokmak sizde olacaksa ve siz canınız istediğinde davulu çalmak üzere davet edecekseniz hiç boş yere zamanımızı boşa harcamayalım demişimdir.

Neden mi? çünkü Ritim tutmaz hep ben kalır asla biz olmayı başaramayız da ondan.

Öncelikle küçük bir slayt izleyelim.

Sorunları görmezden gelmek, sorunların yok olduğu anlamına gelmez, hadi gelin öncelikle ilk 10 sorunun cevaplarını bir kağıda yazalım.

1-Stoklarınızın şu anki değerini biliyor musunuz?

2-Atıl stoklarınızın varlığından ne kadar haberdarsınız?

3-2019 yılı hurda miktarınızı kontrol ettiniz mi?

4-Kalite sisteminiz iade süreçlerini kayıt altına alıyor mu?

5-Navlun maliyetiniz yıllık net karınızın % kaçına tekabül ediyor?

6-Süreçler için Otokontrol sisteminizi oluşturdunuz mu?

7-Müşteri şikayetlerinizin asıl kök nedenini araştırdınız mı?

8-Depolarınızda karanlık köşeleriniz var mı?

9-Alış irsaliyeleri sisteme irsaliye tarihi ve teslim tarihi olarak kayıt ediliyor mu?

10-Üretim ile depo malzeme akış süreci kayıt altında mı?

Yıllardır depo ve üretim süreçleri için denemediğiniz yol kalmadığı halde neden istenilen seviyede olamadığınızı düşünüyorsanız, cevabını bildiğiniz halde neden çözüm için bir şey yapmıyorum sorusunu sizin yerinize biz cevaplayalım.

Ne zaman soru sorsanız personel yanlış bile olsa anında cevap veriyor bu da sizi kişilere bağlı yapıyor, oysa ölçmezseniz yönetemezsiniz sözünden yola çıkarak hesap sorabilmek için gri alanları yok etmeniz gerekiyor.

Yatırım maliyetinin çok yüksek olduğunu düşündüğünüz için Depo bölümünü gider merkezi olarak görüyorsunuz oysa rekabet edebilmenin en önemli yolu kaliteli üretimi daha ucuza mal etmekten geçiyor.

Unutmayın garanti kapsamındaki giderlerinizin maliyetlerinize en direk gibi görünse de direk etkisi bulunmakta, yani X rakama mal ettiğinizi sandığınız bir ürün kalitesiz ise o ürün için XYZ rakam maliyetine katlandığınız bir yana, birde prestijiniz yerle bir olabilir.

Eski kar marjlarının olmadığını maalesef hepimiz biliyoruz, covıd-19 ile dünya kabuk değiştirmeye başladı hızlı olan ve yarınları bugünden görüp yatırımlarını buna göre yönlendirenler kazanmaya devam edecekler.

Sonuç olarak kazanmak için önce maliyetlerinizi çok iyi analiz etmeniz gerekiyor, maliyet analizinin başlangıç noktası mal kabul çıkış noktası sevkiyat olduğuna göre yatırımlarınızı buna göre şekillendirmenizi tavsiye ediyorum.

Özellikle yeni dünya da teknoloji şirketleri ciddi ataklar yapıp ekonomiye yön verecek olsalar da, üretim ve insan hep bu dünyanın vazgeçilmezleri olacaklardır, teknolojinin taklit ettiği şeyin insan olduğunu asla unutmayın.

Hadi gelin yeni sorulara geçelim bu sefer hem soralım hem de bizdeki cevaplarını verelim.

1-Depolar bir maliyet merkezi midir?

*Depolar bir maliyet merkezi olmaktan çoktan çıktı, rekabetin arttığı günümüzde depolar en az satış ve satın alma kadar önemli bir kar merkezleridir,

2-Lojistik sektörü ve depolama süreçleri Endüstri 4.0 hazır mı?

*Son günlerde teknoloji 4.0 ya da diğer bir değişle makinelerin birbirleri ile konuştuğu ortamda sektörün bu konuda daha çok gidecek yolunun bulunduğunu söyleyebilirim, özellikle orta ve küçük ölçekli üretim şirketleri henüz yolun başında. Teknoloji yatırımı adı üstünde dijitale yani bilgiye yatırım yapmanız gerekiyor buda elbette beklenti ve hacme göre değişiklik gösterebilir, yaptığınız yatırım ve onu kullanacak personeliniz olduğu sürece yapılan yatırımlar işletmelere çok çabuk dönecektir. Eskiden olduğu gibi kişilere bağımlılık bir yerlerde son bulacak, ölçmezsen yönetemezsin düşüncesinin hakim olduğu bir ortam oluşturursanız teknolojiye yatırım yapma olasılığınız da bir o kadar artar.

3-Depo süreçlerini doğru yönetmek şirketlere ne kazandırır?

*Zaman, Para, itibar.

4-Depo yöneticisinin (Md)sorumluluk alanı nedir?

*Mal alındığı andan itibaren başlar, tüketilinceye kadar devam eder, Küçük bir örnek verelim bir kalıp peynir aldınız ve evde bir parça yediniz damak tadınıza uymadı, günümüz koşulları gereği müşteri hakları kapsamında markete gidip iade ettiniz o peynir ne olacak? Tersine lojistik değimiz süreç başlayıp tekrar işletmeye geri dönecek, tamda bu bağlamda sattığımız hatta parasını çoktan aldığımız ürün artı maliyet olarak şirketimize geri döndüğüne göre depo bölümünün işi görüldüğü üzere bitmemiş oldu, yani tarladan tencereye kadar olan kısımda depo yöneticisi sorumludur.

5-Depo yönetiminin amaçları nelerdir?

*Verimliliği arttırmak, şirkete maddi karlılık sağlamak, doğru zamanda, doğru miktarda ürünü stoklayıp, istenilen en doğru zamanda doğru noktaya iletmek.

6-Depo süreçlerin bir standardı var mı?

*Olmasını çok isterdik lakin yok, depo dört harften oluşan bir kelime lakin çok geniş bir kitleye hitap ediyor onlarca depo sürecinden ve işleyişinden bahsetmemiz mümkün, iyi bir depo yöneticisi deposunda ne olduğundan çok süreçleri doğru analiz edip anlık aksiyonlar alabilmeli, her an değişikliğe açık olmazsanız A-B-C hatta Y ve Z planınız olmazsa çaresizliklerle boğuşur kurumunuzu zarara uğratırsınız, bugün deponuzda televizyon olur yarın başka şirkette ilaç depolarsınız.

7-Neden depolama ihtiyacı duyarız?

*İnsanoğlu var olduğundan bu yana arz ve talep dengesinin ibresi hep parayı verenden yana olmuştur, böyle olunca rekabet artmış istenilen ürünün istenilen zamanda arz edilmesi yani sunulması gündeme gelmiştir, depolamadığınız bir şeyi ne kadar satabilirsiniz?

Bu minvalde üretim aşamasındaki avantajlardan tutunda sevkiyat aşamasının son noktası olan müşteri memnuniyetine kadar olan tüm süreçler için depolamaya ihtiyaç duyarız.

Yani süreçlerin her aşamasında işletmelerin olmazsa olmazı depolarıdır, yıllar ilerledikçe depolara olan ihtiyaç artacak ve depolarla birlikte süreçleri yönetecek personele bakış açısı yönetim tarafından değişecektir.

8-Depo kurulumu için nelere dikkat etmeliyiz?

*İlk belirlenmesi gereken şey neye ihtiyacımız var sorusunun cevabını bulmalıyız, sonrası başlı başına uzmanlık gerektiren konular zinciri, yani ansiklopedi yazabilecek kadar bilgi var desem yeridir.

Ben yine de önemli birkaç kaleme değineyim.

Öncelikle yer seçimi çok önemlidir, yer seçimi şirketlere maliyet avantajı sağlarken Pazar ve piyasa şartlarına göre şirketlere rekabet gücü kazandırır.

Depolayacağınız ürüne göre ekip ve ekipmana dikkat etmeliyiz.

Katma değerli hizmetlerimiz olacak mı sorusuna cevap bulmalıyız.

Sevkiyat alanı, iade alanı, personel dinlenme alanı, ışıklandırma, havalandırma, deprem ve afad yönetmeliği, yangın, hırsızlık konuları dikkate alınacağı gibi rampa seçimi gelecek araçların manevra alanı, kolay erişilebilirlik en önemli faktörlerdir.

9-Depo içinde kullanılacak materyaller nelerdir?

*Doğru raf seçimi, transpalet, forklift, reach truck  (riştrak) terazi, teknolojik yazılım sistemleri (Bilgi sistemleri)(wms) (Netsis) (Esp) (Rfıd) gibi barkod cihazları, el terminalleri, mal toplama arabaları, çember makinaları, paletler, streç, bant gibi sarf malzemelerine ihtiyaç vardır, işletme alanına göre özel ataçmanlara da ihtiyaç duyulur.

10-Üretim depoları deyince aklınıza ne geliyor?

*İlk aklıma gelen zamanın en önemli olduğu mekanlar şirketlerin depolarıdır diyebilirim, süreç yönetimi olmayan tüm şirketler depo bölümünü kuralsız kullanmak isterler.

Üretim depoları hammadde ürünlerin daha çok bulunduğu ve iç dış operasyonlarının birlikte sık kullanıldığı depo türleridir, her operasyon başlı başına uzmanlık gerektirmiş olsa da üretim depolarında ‘’dat’’ depo transfer işlemleri, fason işlemlerine sıklıkla rastlanılır, tüm depolarda olduğu gibi tecrübe gerektirdiği gibi burada fazladan ürünlerle iç içe bir ortam vardır.

11-Depo yönetimini diğer birimlerden ayıran fark nedir?

*Aslında amaç birliği yapıldığında her bölüm şirketler için olmazsa olmazdır, en iyiyi üretmezsen, satış bölümü istediği kadar konusunda uzman olsun bir yerde tökezlersin, en doğru ve kaliteli ürünü en uygun fiyata almazsan rekabet edemezsin, istediğin kadar kaliteli ürün üret doğru ve zamanında sevk etmezsen müşteriyi memnun edemezsin, doğru planlamazsan istenilen zamanda üretemez müşteriye sevk edemezsin, evrakları doğru ve zamanında girmezsen kanun karşısında suçlu duruma düşersin gibi.

Lakin depo yönetimi için zaman kavramı yoktur, her şey acildir, sürekli aksiyon vardır, üretim gecikebilir, elektrik kesilebilir, personel gelmeyebilir, devlet süreyi uzatabilir, planlama hata yapabilir ama depo istenilen malı doğru zamanda iletemezse şikayetler en üst yönetime anında ulaşır, aracın bozulma, personelin hastalanma, izin alma servis bekletme lüksü hiçbir zaman yoktur ve sürekli bizim işimiz değil deponun işi diye paketlemeden elleçlemeye kadar bir çok iş depo süreçlerine dahil edilmek istenilir.

Kuralların yazılmadığı depolar için artı yön olarak sürekli idare etmeniz gereken bir yapı içerisinde olursunuz, idare ederseniz yönetim idare etmezseniz iş arkadaşlarınız size cephe alırlar, gelen kamyoncudan tutunda idare etmeniz birçok süreçle zamanın nasıl geçtiğini anlamazsınız.

12-Depoların temel fonksiyonları nelerdir?

**Hareket

**Stoklama

**Bilgi

Bu ana başlıklar ağacın bedeni gibidir sonrasında alt dallar uzar gider.

13-Depo yöneticilerinin organizasyon şemasındaki yeri neresidir?

*Üretim yapan fabrikalarda depo bölümünü; planlama müdürü, üretim müdürü, fabrika müdürü hatta satın alma direktörlüğü altında gösterilse de şirketlerin alınan kararları uygulaması konusundaki istikrarı için mutlaka Genel Md. Bağlanması gerekmektedir, Tedarik zinciri yönetimi organizasyonundaki yeri tedarik zinciri direktörlüğüdür.

14-Depo personel sayısı neye göre belirlenmeli?

*Depolar üretim alanları gibi değildir fazla personel sırıtır, eksik personelin yokluğu hemen fark edilir, birçok bölümün eksikliklerinin tamamlama noktası depolar olduğu için sürekli koşuşturan personele ya da aksiyona rastlarsınız, burada ne kadar personel lazım yerine, operasyon ve süreçler doğru analiz edilmeli, satıştan, mal kabulüne kadar tüm en ince ayrıntısına kadar hesaplanmalıdır, aksi durumda yönetim ve diğer bölümlerden depo ne iş yapıyor söylemi duymaya devam edersiniz.

15-Depo türleri nelerdir?

*Depo türlerini ana başlıklarda toplamış olsak da ağacın dalları gibi kendi içinde onlarca çatal çıkmaktadır.

Soğuk hava deposu

Hammadde deposu

Antrepo

Tehlikeli madde deposu

İade deposu

Kısaca şöyle söyleyelim ihtiyaç fazlası ürünleri koyduğunuz her alan bir depo niteliğindedir.

16-Stok devir hızı size neyi anlatıyor?

*Hepimizin anlayacağı şekilde kısaca bir ürünün depomuzda misafir olduğu gün sayısı diyebiliriz, ürünlerin sık sık depomuzu terk etmesi ya da depomuzda uzun uzun kalması depo yönetimin dikkat etmesi gereken konuların başında gelmelidir.

17- Depo mal kabul süreçleri nasıl olmalıdır?

*Şirketlerin planlama birimleri tarafından, üretilecek veya al sat yapılacak malzemelerin belirlenmesi ile başlayan süreç mutlaka sistem üzerinden kayıt altına alınmalıdır ne, ne kadar, ne zaman, hangi şartlarla alınacağı herkes tarafından bilinmezse, stok devir hızları ve maliyet muhasebesi konuları devreye girer, mal kabul ile insan organlarını arasında benzetme yapacak olursak mal kabul süreçleri insan ağzına benzer deyip konuyu kapatalım.

Sorulara cevap verdiniz, videoyu izlediniz soru cevapları okudunuz ve aklınızdaki soru işaretleri gitmediyse, ya da biz bu konuda davul ile tokmağı uzmanına teslim edelim çayımızı yudumlarken ritim kulağımızın pasını alsın diyorsanız bana ulaşmanız yeterli olacaktır.

Uzman ekip ile var olan ekibinizi eğiterek kişilere bağımlılığınızı bitiriyor şirketinizin sonraki kuşaklara aktarılması ve kurumsal kimliğe bürünmesi aşamasında yol haritanıza katkı sağlıyoruz.

Sağlıklı günlerde Lojistikle kalın.