‘’Çok Kıymetli Meslektaş Adayıma’’ Bana mektup yazarak nasıl iyi bir Depo ve Lojistik Müdürü olabileceğini sormuşsun. Müsaadenle ben de sana mektup tadında cevap vereyim.
Yaptığımız işi soracak olursan aslında uzaya mekik göndermiyoruz, anlayacağın dilde basit bir şekilde yaptığımız işi sana aktarayım;
Kimileri bize ‘’Depocu’’ dese de küçük işletmeler Depo Sorumlusu olarak ilan verirler, kariyer sitelerinde Depo ve Sevkiyat Müdürü/ Yöneticisi olarak iş ilanları yayınlanır.
İşe alınırsan kartvizitinde unvan olarak “Logistics Warehouse Manager ‘‘ yazar şirketindeki kartvizit anlayışı işleyişe yansımış olsaydı şimdilerde birçok şirketin deposu izlenebilir seviyede olurdu lakin işleyiş maalesef böyle olmuyor. Şirkete kazandıracakların, sana sunulandan çok fazla olsa da yönetim bazı nedenlerden dolayı bölümünü sahiplenemez, hep isterler ama verme konusunda aynı samimiyeti asla beklememeni öneririm. Stok sorununu çözen şirketlerin gelişmesi çok daha hızlı olmuştur sana tavsiyem stok izlenebilirliğini dinamik tut.
Değinmeden geçemeyeceğim bir diğer konu da iş ilanlarına bakarsan bu mesleği yapmak için endüstri mühendisi olman şart eğer endüstri mühendisi değilsen üzgünüm ne yazık ki lojistik depo yöneticisi olamıyorsun.
Abi sen Mühendis değilsin dediğini duyar gibiyim; bizim zamanımızda durum biraz farklıydı çok şükür 25 yıldır bu mesleği layıkıyla yapanlardan birisiyim. Şimdi endüstri mühendisleri alınganlık gösterecekler ancak onlara önerim şu olabilir siz daha iyi yerleri hak ediyorsunuz 🙂 Bence endüstri mühendisleri, bölümleri üzerine ihtisas sahibi olurlarsa ülkemiz adına çok daha güzel işlere imza atacaklardır diye düşünüyorum.
Aslında yapman gerekenler çok basit, geleni al, istenileni ver, üretileni depola, satılanları sevk et hepsi bu kadar kısaca “Sorgulama emirlere uy!” Abi sen böyle mi yapıyorsun diyorsan tabii ki hayır unutma uzaya bir mekik gidecekse o iş içinde bir lojistik operasyon şart. Sorgula, izle, araştır ve her zaman rakamlarla konuş ki ne demek istediğin net anlaşılsın.
Son zamanlarda depo ve lojistik konusunda hocalarımın yazdığı kitaplarda gerçekten çok önemli bilgiler mevcut ve olmazsa olmazlarımız, bense yıllardır yaşadıklarını yazıya döken birisi olarak üzülerek belirtmeliyim ki yazdıklarıma ve yaşadıklarıma dayanarak kitaplarda yazılanlar ile saha hiç örtüşmüyor desem inan yeridir. İş görüşmesi yaparken öyle şeylerden bahsedilir ki tamam kendimi ifade edebileceğim yer burası dersin sonra sahada senden istedikleri şeyler aynı olmaz ve en acı olanı en üst mertebede olanlar yani patronlar senden bir gözünüzü yummanı ve bazı şeyleri görmezden gelmeniisterler. Sakın bu seniyanıltmasın her şey nizami olmak zorunda. Sayım günü geldiğinde zamanında yaptığın tüm hayati kurtarışlar bir kalemde silinir ve hesap vermekle hükümlü oldukların senden istenir.
Biraz da depo ve sevkiyat süreçlerini anlatayım müsaadenle. Süreçler nasıl işliyor ya da diğer bir deyimle süreçleri nasıl sadeleştirebiliriz biraz bunu konuşalım. Dilersen önce tedarik zinciri süreçlerini sadeleştirelim, sonrasında depo faaliyetleri konusuna eğilebiliriz.
Görüldüğü üzere ben tedarik zinciri süreçlerini kısalttım ve sadeleştirdim neden dersen.
Bana göre artık yeni kuşak yani sizler çok zekisiniz uzun uzun okumadan algılayabiliyorsunuz hatta biz leblebiyi nasıl anlatabiliriz diye düşünürken siz Denizli il haritasını ve eski İpek Yolu ile bağlantısını anlatabiliyorsunuz bu yüzden bizim, sizin kuşağa doğru göç ederek sistemi size uydurmamız şart.
Üretim ülkelerin kalkınması ve varoluş amaçlarını sürdürebilmeleri için olmazsa olmazları arasındadır. Önce üreteceğiz sonra ürettiklerimizi katma değerli satacağız ki ülkedeki refah oranı yükselsin.
Bir rol model olarak, okuduklarınla saha çalışmalarını daha da pekiştirmek için üretim firmaları içerisindeki depo ve sevkiyatlar hakkında biraz daha bilgi verip sadeleştirme yapalım.
Üretim firmalarında işlemler satış ile başlar ve teslimat ile sonuçlandırılır gibi düşünülse de tam olarak öyle değildir. Stok ve tersine lojistik işin olmazsa olmazlarıdır diye bir dipnot geçmekte yarar görüyorum.
Hemen senaryoyu detaylı aktarıyorum.
Şirkette satıştan üretime tüm ekip toplanır ve yıl sonunda bir sonraki yılın üretim, satış ve bütçe planları yapılır. Ne üretilecek? Ne zaman üretilecek? Ne kadar üretilecek? Üretimimizi nerede hangi şartlarda olacak ve kaç kişi ile üretim yapılacak? Fason işleyişimiz olacak mı? Bu soruları şimdilik bir kenara koyup depo süreçlerini sadeleştirmeye geçiyorum.
Neyi ne kadar ne zaman üreteceğiniz belli olduğuna göre hangi hammaddenin depomuza ne zaman gireceği artık herkes tarafından biliniyor, yani işler tıkırında yürüyor gibi görünüyor. Satın alma bölümü planlamadan aldığı direktife göre satın almasını sisteme girdi tedarikçi hangi malzemeyi ne kadar ve ne zaman teslim edeceğinin farkında senin yapman gereken sistemde o gün gelecek ürünlerin doğru ürün olarak, doğru miktarda geldiğini takip edip sisteme dijital ya da manuel olarak girişini yapman. Hepsi bu kadar diyebiliriz tek yapman gereken gelen irsaliye ile mal birbiri ile örtüşüyor mu? İrsaliyede yazanlar ile firmanın siparişi eşleşiyor mu? gibi noktaları kontrol etmen.
Sorunları şimdilik öteliyoruz biz her şey yolunda diye düşünelim. Ürünleri stoklarınıza aldınız neyi nereye koyduğunuz ve hangi sistemi kullandığınız sizin ve şirketinizin vizyonu ile alakalı, üretim için önemli olan o ürünlerin stoklarda olması. Sırada planlamanın size verdiği talimat doğrultusunda istenilen ürünü istenilen miktarda üretime teslim etmeniz var. Depolar arası transfer (DAT) yaparsınız. WMS (warehouse management system) kullanırsınız. Parmağınızı şıklatırsınız ya da depo kapısına ürünleri yığarsınız üretici ürünleri oradan alır bu işlemler tamamen vizyon meselesi yapmanız gereken tek şey istenilen ham maddeyi talep edilen miktarda üretime teslim etmek.
Ürünler geldi, üretime verdiniz buraya kadar işler gayet yolunda gitti, üretim bölümü talep edilen termin tarihine göre istenilen şartlarda ürünü üretti ve ürünleri size teslim etti. Artık stoklarınızda mis gibi mamulleriniz oldu yani satılacak ve kasaya para girecek ki ay başı geldiğinde maaşlar yatabilsin ve şirket var olma sebebini tamamlasın.
Son olarak satıştan gelen sevk emri ve planlama biriminin talimatı ile istenilen ürünün, istenilen şartlarda, istenilen yere, istenildiği zamanda teslim edilmesi işlemi kaldı.
Diğer işlemler tamamen daha önce de belirttiğim gibi şirketin vizyonu ile ilgili.
Söylemeden geçemeyeceğim ürünlerin Ar-Ge aşamasında kimse sizinbölümünüzüumursamadığı için koliler palete sığar mı, konteyner ölçüleri nedir, sevk ederken gabariye takılır ceza öder misiniz, kargo sizin malınızı taşır mı, ürünlerin ambalajları teslimata kadar dayanır mı bunlar tamamen ayrı bir gündem konusu, ben yaptım oldu bizim kalıtsal hastalığımız. Bu yüzden mümkünse bunlar için de biraz kafa yormanızı ve olayları abartmadan afişe etmenizi tavsiye ediyorum.
Unutma yıl sonunda başarı varsa gülen yüzlü kravatlı ya da alımlı, makyajlı kişiler orta yerde başarı hikayesini kendine doğru ballandırarak anlatırlar bu şirketlerde kaçınılmazdır. Ancak olur da bir sorunçıkarsa ‘’ÇOK İŞİM VAR, BEN İŞİMİ YAPTIM!’’ nidaları ile herkes kendi hikayesini anlatarak kendisini acındırır ya da kaçış yolu için bahaneler üretmeye başlar. O da mı olmadı istifa eder. Üç ay sonra onun yerine başkası gelir ama sen o gemide geminin yol alması için elinden geleni yine yapmakla yükümlü pozisyonunda kalırsın.
Aklıma gelmişken ‘’KİMİN İŞİ’’ isimli bir hikâye vardı;
*Herkes.
*Birisi.
*Hiç Kimse.
*Herhangi Biri.
Yapılması gereken önemli bir iş vardı ve Herkes “birisinin” o işi yapacağından emindi.
Herhangi biri de o işi yapabilirdi ama Hiç kimse yapmadı.
Birisi buna çok kızdı, çünkü bu “herkesin” işiydi. Herkes “herhangi birisinin” o işi yapabileceğini düşündü, fakat Hiç kimse “herkesin” o işi yapmadığını fark etmedi.
Herhangi birisinin yapabileceği o işi Hiç kimse yapmayınca Herkes “birisini” suçladı.
Kimdi o suçlu olan?
İşi sadeleştirelim demiştik güya ama geldik neyi anlattık. Neyse ben genç kardeşime olur da bir şirkette Depo ve Lojistik Müdürü olursa tavsiye niteliğinde birkaç kelam daha edeyim.
Organizasyon şemasını öyle bir kurgula ki işler tıkırında gitsin.
*Depo ve Lojistik Müdürü.
*Depo Sorumlusu.
*Mal Kabul Sorumlusu.
*Sevkiyat Sorumlusu.
*Forklift Operatörü.
* Şoför.
Bu organizasyon şeması işin olmazsa olmazıdır. Sonrasında yoğurt yeme şekline göre sen kadroların altını doldurabilirsin.
Depo işleyişinde 1 kişi bile fazla personel kadrona dahil edersen o personelin fazlalığı hemen belli olur işi öyle bir organize etmelisin ki gelen ürünleri stoklarına alacaksın, istenilen ürünleri üretime zamanında çıkacaksın, üretimden gelen ürünleri depolayacaksın hem de satıştan gelen siparişleri zamanında doğru ve istenilen şartta teslim edeceksin.
Bu arada personel senelik izne gider, hastalanır, sevgilisi moralini bozar işe gelmez bu gerçekleri de sakın unutma, kişilere bağlı kalırsan kurguladığın sistem anında çöker.
Tavsiyem;
*Bildiğin doğrulardan asla vazgeçme.
*Senden öncekiler yapmış olsalar da kendini sorgula ama asla taviz verme.
*Başucu kitabın İSO, TSE ve İş Güvenliği olsun.
*Bulduğun her fırsatta kendini geliştir, güncel kal.
*Maliyet Muhasebesi, Stok Devir Hızı, ABC Analizi ve İrsaliye Mevzuatları başta olmak üzere öğrenmeye devam et ve KPI ile sunumlarını gerçekleştir.
Kusura bakma işimizin ana hatlarını ancak bu kadar sadeleştirebildim sonuçta nereden bakarsanız bakın biz depocuyuz.
Çalışırken nelerle karşılaşacaksın?
Depocular ne iş yapıyor, onlar neden paketlemiyor, onlar neden yüklemiyor, ile başlayan soruların muhatabı olacaksın. Depocular almamış, depocular vermedi, depocular göndermedi gibi asılsız ya da diğer bir deyimle eksik anlatımların sorumlusu olacaksın.
Örnek vereyim yaşarken beni hatırlar tebessüm edersin, kargo saat 17:00’de gelir hazır olan ürünleri alır gider sonra 17:50’de üretimden mal gelir ve sana neden sevk etmedin sorusu sorulur.
Şirketinde 3 tonluk forklift vardır ama ürün tek bağda 5 ton gelir, mal kabulü yapılmaz depocu kıllık yapıyor olur.
Sistemsel bir sorun yaşanır sen malı ver irsaliyeyi sonra kesersin çok acil çıkmamız gerekiyor derler, yolda maliye yakalar irsaliyesiz mal neden sevk ediyorsun olur.
Fabrikada mesai saati sonrası gelen malı sen görmeden acil üretime alırlar ürün fiziki kullanılır ama sistemden düşülmez günler sonra bu ürün nerede olur.
“Sonuçta ne iş yapıyorsunuz ki? “olur dediğim gibi biz depocuyuz çok da takılmamak lazım sen de depocu olursan çok da takılma.
Üretim demiştim ya bir de bu işin “Fason” ayağı var, Fason işleyişini çözebilen firma sayısı neredeyse bir elin parmaklarını geçmez kısaca onu da aktarayım en azından işleyişten bihaber olma.
Elmalı şeker en güzel fason örneğidir. Elma, şeker, kırmızı boya, ağaç sapı ve poşetiniz var neyi nereden ne kadar aldığınız önemli değil Fason için bir depo açarsınız tıpkı sizin deponuzmuş gibi ürünleri irsaliye ile oraya depo transfer işlemi (DTİ) yaparsınız.
Ürünler işlem görüp birleştirildiğinde ürün reçeteniz doğru ise üretim sonu kaydı (ÜSK) ile ham maddeleriniz kullanıldığı miktarda, adetsel elmalı şekere dönüşür. Yani hammaddelerinizin stok miktarları kullanıldığı kadar düşer ve mamule dönüşür.
Bunları da biz mi takip edeceğiz diyorsan; unutma bu işe talip olan rakipleriniz endüstri mühendisi kendinizi hafife almayın, ben 25 yıldır böyle yürütüyorum işlerimi.
Sevgili genç meslektaşım sana tavsiyem işini beyin ameliyatı hassasiyetinde gerçekleştir kimin ne dediği değil senin nasıl hissettiğindir önemli olan.
Unutma ”DEPO” her geleni alan her istenileni veren, koy dursun lazım olur anlayışı ile yönetilen, ucuz ve vasıfsız personelin görev aldığı bir yer değildir!
Küçük birde Kendimizden reklam koyalım…
Sevgiyle ve Lojistik ile Kalın.
Recep Koca